Mit diesen Tipps schreiben Sie E-Mails an JournalistInnen, die Interesse wecken

Sobald Sie wissen, welcher/n JournalistIn Sie Ihre Geschichte anbieten wollen, heißt es: E-Mails an Journalisten schreiben!

Und da stellen sich viele die Frage:

Ui, wie fange ich da am besten an?

Wie schreibe ich denn eigentlich so eine E-Mail an eine/n JournalistIn?

Zuerst einmal: JournalistInnen sind Menschen wie du und ich.

Sie freuen sich über

  • eine persönliche Ansprache mit Frau und Herr,
  • die korrekte Schreibweise ihres Namens,
  • eine freundliche Begrüßung sowie
  • bitte und danke.

Was sie meist nicht so sexy oder berauschend finden:

  • Anonyme Pressemitteilungen an einen Masseverteiler
  • Wenn ihre Mailbox mit Fotos oder Videos zugemüllt wird.

Das würde ich gleich mal vermeiden.

WAS schreibe ich der JournalistIn?

Jede Zeitung, jede Fernsehstation, jedes Medium will eine „gute Geschichte“ bringen. 
Je aktueller, je näher, je fortschrittlicher, je furchtbarer, je dramatischer, je konfliktgeladener, je kurioser – umso besser. Was Medien auch lieben: Prominente und die Liebe, denn Sex sells.

Das alles sind Nachrichtenfaktoren.

Die Mail sollte jedenfalls kurz & knackig sein.

JournalistInnen haben wenig Zeit. Und sie kriegen hunderte E-Mails täglich. Daher scannen sie diese lediglich.

Dabei haben sie immer im Hinterkopf: Ist das interessant für meine LeserInnen?
Das bedeutet: Ihre Mail muss der/m JournalistIn ins Auge springen und so richtig Appetit machen, damit er/sie öffnet.

1. Kommen Sie schnell zum Punkt.

Klingt einfach, ist aber eine gewisse Übungssache.

Hier ein Beispiel für eine E-Mail meiner Kundin Sabine List, die die Publikumsmesse Seelenfrieden veranstaltet. Sie schrieb an eine Journalistin einer großen österreichischen Tageszeitung:

Sehr geehrte Frau …,
der Tod ist ein großes Tabuthema und ich möchte ihn mit der Publikumsmesse SEELENFRIEDEN aus diesem Tabu-Eck herausholen.
Ich heiße Sabine List und bin …

Also gleich in medias res gehen. Mein Tipp: Streichen Sie die Einleitung 😉

Weil: Die ist meistens nur zum „Aufwärmen“ da, birgt aber keine Neuigkeit für die/den JournalistIn, weil sie nur allgemein Bekanntes enthält.

2. Servieren Sie der/dem JournalistIn Häppchen.

Lenken Sie die Augen der/des JournalistIn bewusst durch Ihre Mail.

  • Ziehen Sie Zwischenüberschriften ein:
    Selbst beim „Scannen“ kann der JournalistIn auf einen Blick erkennen, worum es geht und kann entscheiden, wo er/sie in die Tiefe geht.
  • Machen Sie Absätze.
  • Heben Sie Signalwörter im Text fett hervor.
  • Verwenden Sie Aufzählungszeichen.

Mithilfe einer guten Gliederung erleichtern Sie der/dem JournalistIn das schnelle Lesen (und wie erwähnt JournalistInnen haben wenig Zeit).
Somit erhöhen Sie die Chance, dass Ihre E-Mail gelesen wird!

Überlegen Sie, welche/n JournalistIn bei welchem Medium welches Thema oder Schwerpunkt interessieren könnte. Servieren Sie dementsprechend portions- (also absatz-)weise die Infos zu:

  • wer und was?
  • ungewöhnlichen Highlights (Nachrichtenfaktor!)
  • InterviewparterInnen.

3. Versetzen Sie sich in die/den JournalistIn

Schreiben Sie die E-Mail mit den Augen des JournalistIn bzw. der LeserInnen/SeherInnen/HörerInnen:

  • Was interessiert diese?
    Das ist nicht immer das, wovon Sie glauben, dass es spannend ist. Das Einzigartige liegt oft im „Normalen“, das für andere eben nicht gewöhnlich ist.
  • Was berührt diese?
    Es sind gar nicht so wenige Frauen, die selbst Sternenkinder haben oder die eine Freundin oder Verwandte haben, … Daher werden Frauen oder Familienzeitschriften das Thema eher aufgreifen.

Hilfreich: Orientieren Sie sich an den 5 W-Fragen:

  • Wer ist Sabine List?
  • Was bietet sie an? – Sie veranstaltet …
  • Warum (welches und wessen Problem lösen Sie für Ihre Zielgruppe)?
  • Was ist der Anlass Ihrer Mail – warum jetzt? Wann findet eine Veranstaltung, Produktlaunch, Shop-Eröffnung statt?
  • Wo findet das statt? (Bzw. woher kommen Sie – z. B. schafft der Geburts- oder Wohnort einen regionalen Bezug für Bezirks- und Stadtzeitungen).

Und dann lassen Sie es menscheln – erzählen Sie etwas Persönliches:

  • Was treibt Sie an?
    Sabine erzählt z. B. in einem Satz, dass sie durch den Tod ihrer Großeltern die Idee für eine solche Publikumsmesse hatte.
  • Welches Problem, welches Schicksal mussten Sie bis zur Gründung, Eröffnung usw. bewältigen? Welche Fehler haben Sie gemacht?
  • Bauen Sie Zitate von Ihnen (oder eins Ihrer KundInnen) ein.
    Schreiben Sie so wie Sie es sagen würden, das wirkt lebendig und nicht hölzern.
    Vermitteln Sie Ihre Meinung, Ihr Gefühl. Zeigen Sie auch Ecken und Kanten.

„Der Tod sollte öfter ein Thema sein.“, dachte sich Sabine List. „Damit die Angehörigen wissen, was nach dem Tod im Sinne des Verstorbenen zu machen ist.“

4. Kurz und knackig heißt

  • Stellen Sie sich vor, Sie reden mit einer FreundIn und schreiben das Gesagte nieder.
  • Verständlich und in kurzen Sätzen (ca. 10 – 15 Wörter).
  • Vermeiden Sie Marketingsprech und Fachchinesisch.
  • Erklären Sie Fachbegriffe.
  • Schreiben Sie Abkürzungen beim ersten Mal aus.
  • Bitte keine Floskeln wie „Innovation“, „Qualität“, „neue Maßstäbe setzen“, … einbauen. Die/der JournalistIn will wissen, was sich dahinter versteckt.
  • Schreiben Sie aktiv statt passiv:
    • Also: „Ich veranstalte eine Publikumsmesse zum Thema Tod & Trauer.“
    • Anstelle von: „Die Publikumsmesse Seelenfrieden wird von mir veranstaltet.“

5. Das Wichtigste ist die Betreffzeile

Die/der JournalistIn liest die Betreffzeile als ersten Satz von Ihnen.
Die Betreffzeile ist somit Ihr Türöffner. Der/die JournalistIn entscheidet innerhalb weniger Sekunden, ob er/sie die Mail öffnen wird.

Bedenken Sie, dass auch JournalistInnen Ihre E-Mails oft von unterwegs am Handy checken.
Die Länge der Betreffzeile kann daher aufgrund verschiedener Bildschirmgrößen und Mail-Programmen abgeschnitten sein.

  • Daher gehört das Wichtigste prinzipiell nach vorne! (z. B. der Termin):
    Morgen, Shop-Eröffnung in …
  • Stell eine Frage.
    Ist der Tod nur zu Allerheiligen ein Thema?
  • Mach neugierig. (Superlative nur, wenn sie wahr sind!)
    Samariterbund: ‚Wir helfen den Menschen in Griechenland!‚“
  • Sprich ein Problem an.
    „‚Ich halt euch nicht mehr aus!‘ SOS-Familientipps für konfliktreiche Zeiten
  • Provozieren Sie, wenn es zu Ihnen oder zum Thema passt.
  • Vermeiden Sie das Wort „Presseinfo (Medieninfo)“.

Die Betreffzeile schreibe ich immer erst zum Schluss und für die brauche ich fast am längsten 😉

Passen Sie auf, dass die Betreffzeile inhaltlich zu Ihrer Mail passt.
Sie ist der Appetitanreger für den Text in Ihrer E-Mail und sollte dementsprechend halten, was sie verspricht.

6. Zum Schluss überpüfen Sie in einem letzten Check

  • Ansprache
  • richtige Schreibweise der Namen
  • korrekte Termine (Passt das Datum zum Wochentag? Stimmen Uhrzeiten?)
  • Tippfehler
  • Haben Sie Ihre Kontaktdaten angeführt?
  • Anhänge nicht zu groß?

Und dann klicken Sie auf „Senden“.

Viel Erfolg!

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